Niezależnie od tego, czy jesteś specjalistą, przedsiębiorcą czy liderem dobre umiejętności komunikacyjne są w dzisiejszym świecie kluczem do sukcesu. O ile wiele się pisze o tym jak zidentyfikować swoje mocne strony w komunikacji o tyle wyłapanie zachowań, które osłabiają Twoje postrzeganie nie jest już tak oczywiste. Szczególnie w czasach gdy na co dzień posługujemy się zoomem czy innym wideo komunikatorem. Pozwoliliśmy sobie pracować z wyłączonymi kamerkami albo koszulami i spodniami od dresów, a zapominamy, że to może wpływać na to jak się zachowujemy i jak się prezentujemy na spotkaniach zdalnych.
Pomimo tego, że często pracujemy z naszych domów i kanap to nadal podczas każdej rozmowy ze współpracownikami dostarczamy im wielu informacji o swoich wartościach i kompetencjach.
Dlatego dzisiaj omówimy komunikacyjne subtelności, które mają ogromny wpływ na to czy podczas rozmowy wypadasz jak kompetentny ekspert czy niezaangażowany pracownik.
Siła pierwszego wrażenia
Nie od dziś wiadomo, że jako ludzie bardzo szybko dokonujemy oceny innych osób. Większość ludzi w profesjonalnym kontekście uważa, że to ich kompetencje są najważniejsze podczas takiej oceny w środowisku zawodowym. Jest to jednak sprzeczne z naszymi ewolucyjnymi potrzebami, które przede wszystkim koncentrują się na tym, aby ocenić czy dana osoba jest godna zaufania. Amy Cuddy, profesor Harvard Business School, pisze, że skupianie się zbytnio na prezentowaniu swoich kompetencji w momencie, gdy budowanie zaufania jest kluczowe może być bardzo szkodliwą taktyką.
Na czym się zatem skupiać?
Istnieją cztery kluczowe elementy, które składają się na pierwsze wrażenie:
- Wygląd: Język ciała, ubiór, akcesoria oraz higiena i zadbanie.
- Komunikacja: Komunikacja niewerbalna, emisja głosu, dobór słów, umiejętność słuchania, struktura komunikatu, komunikacja pisemna i etykieta mediów społecznościowych (tak ludzie często sprawdzają osoby, które mają poznać wcześniej!)
- Interakcje: Umiejętność budowania i utrzymywania relacji z innymi.
- Społeczna etykieta biznesowa: Umiejętność łączenia jedzenia, picia i rozmów podczas wydarzeń, które mają silny kontekst biznesowy (również spotkań online!)
Mając zrozumienie co wpływa na pierwsze wrażenie teraz pozostaje zastanowić się jakie zachowania z tych kategorii je osłabiają. Szczególnie w kontekście nieoczywistych aspektów: skoro klienci przygotowują się na spotkanie z nami – to co znajdą w google? Zachęcam do zweryfikowania szczególnie starych postów w social mediach, które są nadal publiczne lub podjąć świadomie decyzje, które nasze działania na platformach społecznościowych są widoczne publicznie, a które tylko dla grona znajomych.
Z drugiej strony cy w firmie jest wprost ustloneczy podczas spotkań można jeść lunch? (U mnie w pracy jest to jak najbardziej ok, a podczas omawiania ostatnio etykiety spotkań pozwoliliśmy sobie na ten moment mieć wyłączone kamerki). Czy można sobie pozwolić na nieformalny strój podczas spotkania – czy jednak zdarzy się sytuacja, w której zostaniemy poproszeni o włączenie kamerki i okaże się, że jako jedyni nie mamy koszuli? To drobne elementy, które wpływają na to jak dobrze uda nam się pokazać na spotkaniach i z jakimi wrażeniami wyjdą uczestnicy odnośnie naszych kompetencji.
Prezentowanie pewności siebie
Komunikacja pełna jest subtelności...czasem nawet nie zdajemy sobie sprawy jak często nasze mózgi muszą zgadywać i zakładać pewne wnioski na podstawie bodźców, które otrzymują.
Komunikacja niewerbalna to najlepszy sposób na pokazanie innym pewności siebie – a nie ma co ukrywać zdalnie jest trudniej ją odebrać. Jakie są cztery podstawowe aspekty komunikacji niewerbalnej?
- Mimika twarzy.
- Gesty rąk.
- Postawa ciała.
- Ruch.
Dwie ważne formy wyrazu twarzy to kontakt wzrokowy i uśmiech. Kontakt wzrokowy tworzy więź z innymi, a uśmiech przekazuje ciepło i pewność siebie.
Jeśli chodzi o gesty rąk, najlepszą praktyką jest utrzymywanie otwartej mowy ciała poprzez trzymanie rąk w strefie rozmowy – niewidzialnym polu przed ciałem, które rozciąga się od klatki piersiowej do pępka. Dlatego tak ważne jest podczas spotkań online włączanie kamerek oraz zadbanie o to by pomieszczenie było odpowiednio doświetlone. Dzięki temu Twoi rozmówcy dostają dostęp do szerszego spektrum Twojego komunikatu niż tylko przekaz głosowy.
Przekazuj pewność siebie, stojąc lub siedząc prosto i nie garbiąc się. Dokonuj świadomych wyborów dotyczących postawy ciała, które wspierają to, jak chciałbyś być postrzegany przez innych. Kiedy się ruszasz, rób to w miarowym tempie i zadbaj o to, aby Twoje gesty były wyraźne.
Komunikowanie swoich intencji
Tak jak wspominałam na początku – najważniejszym celem komunikacji jest zrozumienie czyichś intencji i emocji, a dopiero później samej treści w aspekcie logicznym. Kiedy przemawiasz do innych, sześć elementów wpływa na pewność, jasność i dyplomację Twojego przekazu:
Wysokość tonu głosu: Jak wysoki lub głęboki jest Twój głos? Twoim celem powinno być używanie przyjemnie brzmiącego tonu.
Tempo: Jak szybko lub wolno mówisz. Szybkie tempo może świadczyć o pewności siebie i pasji, ale inni mogą je odebrać jako oznakę niepokoju lub arogancji. Wolne tempo może sugerować przemyślenia i szczerość, ale może też sprawić, że słuchacze się wyciszą. Celem jest wykorzystanie tempa i aktywnych pauz w strategiczny sposób, aby zwiększyć zaangażowanie słuchaczy.
Ton: Nastrój, który kryje się za Twoimi słowami. Staraj się używać przystępnego tonu. Zdecydowanie lepiej dać sobie czas na wytchnienie po trudnych rozmowach niż przenosić swój nastrój i emocje na kolejne spotkania.
Artykulacja: Jak wyraźnie mówisz. Możesz poprawić swoją artykulację uśmiechając się, czytając artykuły na głos i nagrywając siebie podczas mówienia. Upewnij się, że wymawiasz końcówki każdego słowa wyraźnie i skup się na poprawnej wymowie.
Głośność: Jak głośno lub cicho mówisz. Głośność ma znaczący wpływ na to, jak postrzegają Cię inni. Należy być świadomym swojego natężenia głosu, aby móc skutecznie przekazywać komunikaty.
Mówiąc do innych, staraj się unikać słów-wypełniaczy, takich jak „um”, „jak” cy „właśnie” oraz słów-usuwaczy, takich jak „jednak”, „pomimo” i „ale”. Słowa „gumki” eliminują wszelkie pozytywne lub ważne idee, które je poprzedzały.
Umiejętność autopromocji, a nie autosabotażu
Ludzie sukcesu są widoczni w swoich organizacjach, ale nie oznacza to, że spędzają czas na chwaleniu się swoimi sukcesami. Autopromocja (nie chwalenie się) polega na przedstawieniu w jaki sposób wnosisz wartość dodaną do organizacji i jak ta wartość przynosi korzyści innym.
Aby zwiększyć swoją widoczność i przekazać pracodawcy wartość, jaką dostarczasz, możesz prosić o udział w projektach, zgłaszać swoje pomysły lub dzielić się wiedzą. Pamiętaj, że autopromocja skupia się na innych, podczas gdy chwalenie się jest skoncentrowane na sobie i nie często nie jest właściwym kierunkiem działania.
Umiejętność poruszania się w typowych i kłopotliwych sytuacjach w pracy
Niezależnie od tego, czy musisz przekazać trudną wiadomość rówieśnikowi, bezpośredniemu podwładnemu czy menedżerowi, powiedzenie „nie” może być trudne. W kontaktach z szefem warto używać odpowiedzi pośredniej lub formułować swoje „nie” w formie pytania. To oddaje działanie w jego lub jej ręce. Jeśli musisz powiedzieć „nie” do podwładnego, jeśli to możliwe, unikaj „ślepego zaułka”, zbadaj inne możliwości i dostosuj swój komunikat.
Jeśli nie znasz odpowiedzi na pytanie, postaraj się zachować spokój. Podziel się tym, co wiesz, a następnie określ kiedy udzielisz dodatkowych informacji. W żadnym wypadku nie wolno kłamać, wielokrotnie powtarzać, że się odezwiemy, ani używać stwierdzeń bez pokrycia, takich jak „nie wiem”.
Umiejętność prowadzenia trudnych rozmów w sposób dyplomatyczny
Kiedy musisz przeprowadzić trudną rozmowę, rozważnie wybierz miejsce i czas rozmowy. Przejdź do sedna w ciągu pierwszych pięciu minut i przekaż swoją wiadomość w zwięzły i rzeczowy sposób. Do najlepszych praktyk należą: emanowanie pewnością siebie, słuchanie, uprzejmość i empatia.
Umiejętność mówienia językiem drugiej osoby
Jednym ze sposobów zapobiegania eskalacji trudnej rozmowy jest mówienie w sposób, który będzie współbrzmiał z drugą osobą. Poznaj preferencje komunikacyjne drugiej strony i dowiedz się, co jest dla niej ważne. Uelastycznienie stylu komunikacji może zwiększyć tolerancję, poprawić relacje i zapobiec nieporozumieniom. Jeśli rozmawiasz z liderem wyższego szczebla, bądź zwięzły i podkreśl, co z tego wynika dla tej osoby. Zaproponuj trzy opcje i wskaż, którą wolisz i dlaczego.
Komunikowanie swojej wartości i kompetencji
Podsumowując jeśli chodzi o komunikowanie swoich kompetencji można zidentyfikować kilka obszarów, na które trzeba zwrócić większą uwagę.
Na początek warto jednak zadbać o solidne fundamenty dla prowadzenia takiej komunikacji, czyli de facto posiadać wiedzę specjalistyczną związaną z Twoimi zadaniami zawodowymi. Dobrze jest też być świadomym swoich mocnych stron i obszarów, nad którymi trzeba pracować. Nie warto „pozycjonować” się na eksperta w każdej dziedzinie i trzeba wiedzieć jak poradzić sobie w sytuacji, w której nie znasz odpowiedzi na konkretne pytanie.
Osobiście bardzo staram się komunikować skutecznie. Czy to wiadomościami na slacku, postami na social mediach czy podczas sptotkań. Ciągle staram się w tym obszarze doskonalić…i jak każdy mam wiele do zrobienia. Dla wielu przejście na kanały zdalne spowodowało drastyczny spadek jakości komunikacji. Siedzimy na spotkaniach, na których jest wiele osób, a treści tych spotkań nas wcale nie dotyczą. Dlatego raz w tygodniu analizuję sobie wszystkie spotkania online i zapisuje reakcje, które nie byłby spójne z tym jak chcę być postrzegana. Dzięki tej autorefleksji następnym razem staram się bardziej świadomie zachowywać przy kolejnych tego typu sytuacjach.
Środowisko pracy zdalnej daje nam wiele możliwości – jednak musimy pamiętać, że za ekranami po drugiej stronie wciąż znajdują się ludzie, którzy chcą być wysłuchani, docenieni oraz chcą po prostu tworzyć autentyczne relacje (o tych możesz trochę więcej przeczytać tutaj)
Artykuł powstał po lekturze książki „The Communication Habit: Strategies That Set You Apart and Leave a Lasting Impression”.
